在过去的几个月中，人工智能（AI）无处不在。它是一个热门话题，涵盖了以AI驱动的个性化数字营销和业务通信，以及网络安全测试等领域。
特别是生成式AI，例如ChatGPT和Bard，不断受到关注。
但是在AI报道的洪流中，很难找到它与您业务的关系和您实际上可以利用它为自己工作的方法。
在本文中，我们将深入探讨AI的可执行策略，特别是如何利用 AI 进行业务沟通。以下是使用基于人工智能的尖端工具，简化工作流程并提高沟通效率的五种方法。



一、利用自然语言处理

首先，考虑利用自然语言处理（NLP）。此类AI模型已经接受了人类正常讲话和书面输入的训练和处理，并以同样的方式回应用户。
实际上，NLP工具已经包括在许多业务通信套件中。例如，如果您有一种基于云的商务电话服务，那么有很大的几率它具有语音邮件的自动转录功能。有些平台甚至可以生成通话摘要。这使得回顾通话时，任何人都可以了解其主要观点，而无需重新审查所有内容。
总的来说，这可以节省大量时间。转录尤其是一个耗时的过程，有了正确的工具，您不再需要把会议或对话等烦琐任务交给团队成员。相反，您可以依靠AI记录您的业务通信。



二、利用人工智能自动执行日常业务和通信任务

同样，您可以通过人工智能自动化日常沟通任务节省大量时间。
例如，一些VoIP电话系统和全渠道沟通平台配备了AI路由和助手。这意味着打电话给客户，客户可以用自己的话来陈述他们的业务。然后，如果是例行事务，例如安排会议或提供发货信息，人工智能可以直接处理。或者它可以将呼叫转发给合适的代理。
人工智能减少了不必要的呼叫转移，并消除客户的沮丧，他们不再需要面对无限数量的“按1键以获得...”菜单。



三、利用AI助手委派任务

您还可以借助AI助手提升业务通信的水平。
这些工具旨在使团队成员的工作更轻松。通信助手接管文档任务，并确保他们需要的所有信息始终可用。
让我们回到全渠道通信平台的例子。其中许多提供AI助手的平台，特别是在与客户关系管理（CRM）平台结合使用时会变得非常有用。
假设您的一位代理接到了一个客户关于产品问题的电话。AI助手将自动从CRM中提取客户记录，以供代理使用。他们会立即掌握所有有关客户的信息。例如，他们将看到购买日期以及来电者是否以前与客户支持联系过。因此，他们将能够立刻开始工作，而不必让客户从头开始解释他们的整个经历。
同样，AI助手在与客户进行困难的对话时也可以提供有用的提示。当助手实时转录和分析互动时，它可以通过情绪分析发现当前紧张的气氛。然后，它可以向负责的团队成员提供谈话策略的建议，帮助他们缓解和解决问题。



四、将生成式 AI 用于创意工作流程

将AI集成到业务通信中的另一种有用方式是利用生成AI进行需要创意的工作流程。
例如，您需要填充每月的新闻通讯。或者，您需要撰写有关最新细分研究结果的文章。又或者，您想创建有关最新产品的故事。
ChatGPT、DALL-E 2和Midjourney等生成AI可以大大加速这些过程。
虽然您不希望完全依赖这些工具，但它们可以为快速启动您的工作提供坚实的基础。在忙碌的业务通信世界中，从中汲取灵感可能非常宝贵。



五、从AI分析中获得深入洞察

最后，您可以利用AI升级您的业务通信。人工智能擅长处理海量数据，发现人类永远无法确定的趋势和相关性。
这意味着AI分析工具可以提供丰富而深入的洞察力，了解您的客户行为和您的工作效率。
通过使用AI，您可以微调个性化的数字营销，并为您的团队成员提供培训，这些培训是根据他们在与客户互动中的优势和劣势量身定制的。此外，您还可以优化资源，减少整体通信预算。



关于商业通信人工智能的最终想法

未来，AI将在业务通信中发挥核心作用。
通过采用上述策略，您可以跟上最重要的趋势，并保持领先地位。
请花些时间评估您当前拥有的AI工具，以及哪些可以切实可行地添加并集成到您的工作流程中。尽管这可能需要一些时间和资源，但从提高您的业务沟通效率和质量方面来说，它最终是物有所值的。